Resultaat Gericht Samenwerken (RGS): meer rust, meer zekerheid en meer tevredenheid
Resultaatgericht samenwerken, ook wel RGS genoemd, krijgt langzamerhand steeds meer draagvlak. Door in te zetten op een langdurige samenwerking en wederzijds vertrouwen, profiteren zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers in de wereld van het vastgoedonderhoud van een korte doorlooptijd en een hogere kwaliteit van het onderhoud. Sinds 2018 heeft De Woonplaats al het schilderonderhoud ondergebracht in een RGS-overeenkomst, waaraan zeven ketenpartners verbonden zijn. Samen met De Woonplaats en de ketenpartners ging Stichting Pioneering in gesprek over hun samenwerking.
Nieuwe rol voor opdrachtgever en -nemer
Barry Top is bij De Woonplaats een van de kartrekkers van het RGS en verteld hoe de samenwerking tot stand is gekomen: “Tijdens het selectietraject, ook wel aanbesteding genoemd, waarin de onderhoudspartners geselecteerd werden, is vooral gekeken naar de kwaliteit en het concrete plan van aanpak ten behoeve van de implementatie van RGS, de optimalisatie van de Total Cost of Ownership (TCO) en het vergroten van de klanttevredenheid. Vervolgens zijn er afspraken gemaakt op basis van lange termijn scenario’s, waar prestatie eisen aan ten grondslag liggen. Bij de jaarlijkse evaluaties beoordelen we de partijen dan ook op basis van prestatie indicatoren (KPI’s). Dit is tevens een mooi moment om de samenwerking te bespreken en naast de verbeterpunten ook op tafel te leggen wat er al goed gaat”.
Ondanks dat alle partijen erg tevreden zijn over de samenwerking, was het wel een grote verandering. Zo benoemt Marcel Middelhuis van SW Vastgoedverbetering: “Aan het begin was het heel erg wennen, want je zag de opdrachtgever echt als dé opdrachtgever en jezelf als dé aannemer. Maar je ziet nu dat het veel meer naar elkaar toe groeit en dat je veel meer een adviserende rol hebt. Je denkt mee aan alle problemen die naar voren komen. Ook is er veel meer transparantie. Je mag in de keuken kijken bij de opdrachtgever en je acteert op basis van gelijkwaardigheid”. Ook Laurien Lammertink, van Lammertink Vastgoedzorg, komt aan het woord en zij kan dit beamen: “Iedereen neemt zelf een heel initiërende rol, waarbij ze niet nadenken over waar de opdrachtgever mee komt, maar we denken zelf ook na over hoe we het onderhoud zo efficiënt mogelijk kunnen optimaliseren”.
Van concurrenten naar collega’s
Bij De Woonplaats zijn de RGS-samenwerkingen op tactisch niveau georganiseerd in kerngroepen, waarin van elke ketenpartner een afvaardiging zit. In de kerngroep worden alle zaken besproken die tot doorontwikkeling kunnen leiden. Vanuit daar worden werkgroepen opgesteld. Zo vertelt Dick van der Geest, van Van der Geest Vastgoedonderhoud: “Je ontwikkelt samen eigenlijk het RGS model zoals dit bij De Woonplaats optimaal ingevuld kan worden. Je bent samen aan het optimaliseren en je gaat processen slimmer inrichten. De kracht van de samenwerking is dat je niet als losse bedrijven aan het sparren bent met de Woonplaats, maar dat je dit als groep doet. Af en toe bespreken we ook in subgroepen bepaalde thema’s die we willen door ontwikkelen. Soms zit De Woonplaats hierbij, maar soms ook niet”. Hier voegt Barry Top aan toe: “Wat wel van belang is, is dat een corporatie een regisserende rol heeft en zorgt dat naast de procesorganisatie ook bepaalde zaken niet besproken worden, zo is en blijft de opdrachtgever bijvoorbeeld eigenaar van een prijzenboek”.
Door de nieuwe manier van samenwerken, pakken de ketenpartners onderling ook kansen op om de samenwerking breder te trekken. Zo vertelt Bart Steenbergen van de Hemink Groep: “Je merkt dat waar we vroeger concurrenten waren, we nu collega’s zijn geworden. Iedereen brengt voorbeelden in uit de praktijk en je brengt elkaar steeds naar een hoger niveau. Dit resulteert voor de opdrachtgever weer in een beter eindproduct”. Rens van der Veen, van Van der Veen Schilders, voegt daaraan toe: “Je leert veel van elkaar en dat is vooral belangrijk. Zowel van de partners als de opdrachtgever. We staan open voor allerlei ideeën”. Daarnaast benoemd Ron Dorland van De Variabele: “Buiten de kerngroep vergaderingen zoeken we elkaar ook steeds vaker op, bijvoorbeeld door software pakketten of processen te vergelijken. De kaarten worden niet op de borst gehouden”.
“Het gaat ook verder dan het delen van kennis. Waar je vroeger een lange overeenkomst had met heel veel bijlagen, is de samenwerking nu heel dynamisch geworden. Het is niet alleen het delen van kennis, het is een organisatievorm geworden”, aldus Barry Top. De samenwerking is dus over de jaren heen geëvolueerd. Zo ziet ook Laurien Lammertink dat de samenwerking een grote ontwikkeling heeft doorgemaakt: “Er moest aan het begin nog veel worden geoptimaliseerd: toen de complexen waren verdeeld, deed iedereen met zijn expertise wat hen het beste leek. Maar nu de prestatie-eisen definitief zijn, evalueren we hoe goed deze nou echt zijn en of er wat veranderd moet worden. Dit vergt gewoon een doorlooptijd”. Daarnaast benoemt Marcel Middelhuis: “Je zag in het beginsel dat je deed wat je opgedragen werd, maar dat is nu helemaal weg. Je vraagt op voorhand al ‘hoe gaan we hiermee om’? Dus je praat nu praat echt in de ‘we’ vorm”.
Meer rust
Het RGS heeft daarnaast ook veel invloed op de manier waarop het onderhoud wordt gepland. Zoals benoemd door Dick van der Geest heeft dit voordelen voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer: “Als je kijkt naar het traditionele model, waarbij we nog vanuit de aanbestedingstijd kwamen, kreeg je eigenlijk pas in het jaar van de uitvoering de aanvragen binnen. Nu hebben wij in het voorafgaande jaar alle complexe werkzaamheden die we willen gaan uitvoeren al in kaart gebracht. Dat geeft heel veel rust. Je loopt dus eigenlijk altijd een jaar vooruit ten opzichte van het oude model, waar je altijd een beetje achter de feiten aan liep”. Ook Remco van Bussel van Wolters Vastgoedonderhoud kan dit beamen: “De samenwerking met De Woonplaats geeft ons continuïteit. De afgelopen jaren voerden wij een aantal mooie “winterwerken” uit en mede hierdoor houden wij onze vaste teams van vaklieden het hele jaar aan het werk. Dit geeft rust in onze planning met als resultaat een hoge bewonerstevredenheid mede door voorspelbaarheid en duidelijke communicatie”
Ook Bart Steenbergen ziet hierin veel voordelen: “We weten wat we moeten doen, dus we kunnen onze capaciteit inplannen en daar rekening mee houden. Dat geeft heel veel rust en zekerheid, ook voor de opdrachtgever, bijvoorbeeld op het gebied van capaciteit en financiën. Je hebt veel meer grip op alles. Wat daarnaast positief is, is dat we ook vaste ploegen kunnen inplannen”. Dit laatste heeft dan weer een positief effect op de klanttevredenheid bij De Woonplaats. Zo vertelt Barry Top: “Er zitten jongens bij die al jaren in de wijk lopen. Dat hebben we bijvoorbeeld al ervaren bij eerdere RGS samenwerkingen, zoals bij RGVO Pathmos in 2009. De mensen kennen daardoor de schilders. Ze weten al wanneer ze weer komen en hoe ze zijn en dat is heel waardevol voor ons, want dat scheelt veel communicatie en correcties. Tijdens de evaluaties kwam dan ook overal hetzelfde naar voren; namelijk dat het aantal klachten nihil is en wanneer er iets is, dit direct wordt opgepakt.”
De toekomst van RGS
Zowel De Woonplaats als de ketenpartners zien de toekomst van RGS rooskleurig in. Rens van der Veen: “Het is een hele leerschool geweest, deze andere manier van samenwerken. En dat was heel prettig moet ik zeggen”. Daarnaast benoemt Ron Dorland dat deze RGS-samenwerking op veel grotere schaal voordelige gevolgen heeft: “Zowel op Strategich/Tactisch- als op Operationeel- niveau wordt veel kennis gedeeld en dat is best bijzonder. Deze kennis nemen we mee in andere samenwerkingen en vanuit de andere samenwerkingen brengen we hier kennis in. Dit verbetert de kwaliteit in de hele branche”.
Laurien Lammertink benadrukt hoe RGS daarnaast kan helpen bij het tekort aan vakmensen: “Er komen minder vakmensen bij dan er met pensioen gaan de komende jaren. Dus ik denk dat heel veel opdrachtgevers ook behoefte hebben aan vaste partijen met zekerheid”. Marcel Middelhuis voegt daaraan toe: “Ik denk dat heel veel opdrachtgevers en ook heel veel onderhoudsbedrijven alleen nog maar met RGS aan de slag gaan. Het heeft gewoon heel veel voordelen”.