Bouwbedrijven krijgen steeds vaker te maken met de vraag om langdurige onderhoudscontracten na oplevering van projecten. De invulling van zo’n langdurig contract vraagt om andere afspraken en samenwerkingsvormen dan we gewend zijn in de sector. Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan een oplossing vormen, maar de implementatie gaat niet altijd zonder slag of stoot.
De Groot Vroomshoop en Woningcorporatie Domijn werkten de afgelopen maanden aan het implementeren van RGS in hun samenwerking. Daarbij focusten ze zich op het schrijven van een 30-jarig onderhoudscontract voor de recent afgeronde wooncommunity bij de Performance Factory. Michiel Brink, bedrijfsleider Bouwsystemen bij De Groot Vroomshoop vertelt hoe hij de implementatie van RGS heeft beleefd.
Meerjaren onderhoud voor innovatieve woningbouw
In april levert De Groot Vroomshoop een duurzame wooncommunity van 185 appartementen en 17 woonwerkstudio’s op bij de Performance Factory in hartje Enschede. Dit project voerden zij uit in opdracht van woningcorporatie Domijn. Na de oplevering zal er ook planmatig onderhoud gedaan moeten worden aan het gebouw. Bij voorkeur wordt er al ver vooruit gepland. “We krijgen steeds vaker vragen over langdurige onderhoudscontracten. Woningcorporaties willen tegenwoordig vaak een gebouw plus onderhoud afnemen”, geeft Michiel aan.
Het inrichten van zo’n langdurig contract brengt veel vragen met zich mee, zo ook over de onderhoudskosten. “Op die vragen zijn nu nog geen antwoorden”, legt Michiel uit. “We hebben een jaar gezocht naar partijen die antwoord kunnen geven op die vragen. Uiteindelijk zijn we tot de conclusie gekomen dat we het misschien zelf moeten doen. De woningcorporatie heeft een probleem, de bouwer heeft een probleem. Hoe kunnen we dat samen resultaat gericht oplossen?”
De Groot Vroomshoop besloot om samen met woningcorporatie Domijn een micro learning community te starten met ondersteuning van Pioneering. De wooncommunity bij de Performance Factory gebruikten ze als casus, waarvoor ze een nieuw samenwerkingscontract opzetten dat als blauwdruk kan dienen voor toekomstige projecten.
RGS; het nieuwe samenwerken
Toen RGS voor het eerst de kop op stak, werd het omschreven als een manier van samenwerken waarbij de opdrachtgever niet meer in detail voorschrijft hoe het onderhoud moet gebeuren. In plaats daarvan kregen aannemers de ruimte voor hun eigen professionele inbreng, en nemen ze een adviserende rol in. Tegenwoordig is het een steeds vaker gebruikte aanpak voor vastgoedonderhoud, waarbij veel samenwerking nodig is tussen verschillende partijen.
Een RGS-contract starten
Het starten va een eerste RGS-contract brengt voor zowel de woningcorporatie als het onderhoudsbedrijf onzekerheden met zich mee. De woningcorporatie zal de uitvraag en partnerselectie op een andere manier moeten invullen. Aan de andere kant vergt het toepassen van RGS voor een onderhoudsbedrijf veel organisatorische aanpassingen. Daarbij moeten de veranderende verantwoordelijkheden en risico’s goed in kaart gebracht worden. Het contract kan vervolgens aangepast worden om de risico’s te minimaliseren.
Michiel geeft een voorbeeld van een belangrijke aanpassing in het contract: “Als ons om 30 jaar onderhoud wordt gevraagd, dan gaan wij daar de organisatie op inrichten. Het is dan niet fair als in het contract staat dat wanneer het gebouw verkocht wordt, het hele onderhoudscontract vervalt. Daarvan hebben we gezegd dat dat uit het contract moest.”
Motiveer vakmensen om de juiste rol te nemen
De implementatie van RGS vraagt aanpassingsvermogen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Ze gaan immers allebei een andere rol vervullen. Dat moet je als bedrijf organisatorisch regelen en daarna blijven monitoren dat je de juiste rol blijft vervullen. Het is daarbij van belang dat de betrokken vakmensen de verantwoordelijkheid blijven voelen voor de rol die zij hebben.
Michiel ziet ook dat deze nieuwe samenwerkingsvorm andere vaardigheden vraagt van medewerkers. “Op sociaal vlak is het anders. Op het moment dat wij iets bouwen, dan is de kavel vrij en kun je rustig je gang gaan. Nu zit je met bestaande huurders waar je rekening mee moet houden. Je hebt dan ook met andere type mensen te maken die dat onderhoud moeten doen.”
Invoeren van de nieuwe manier van werken
RGS vraagt medewerkers om op een andere manier te gaan werken. Dat maakt dat ze soms ook andere vaardigheden moeten opdoen. Naast technische vaardigheden, vraagt RGS ook om een set aan sociale vaardigheden (Soft Skills). Een open cultuur en de vrijheid om ook fouten te kunnen maken (en deze toe te kunnen geven) is dan van essentieel belang voor het succes voor de implementatie van RGS.
Dat vraagt ook om een coachende manier van leiding geven vanuit management en/of directie. Zij moeten kunnen omgaan met onzekerheid bij werknemers over deze nieuwe samenwerkingsmethodiek. Ze moeten deze onzekerheden kunnen wegnemen, maar tegelijkertijd werknemers ook de ruimte geven om zelf oplossingen aan te reiken
Michiel geeft aan dat De Groot Vroomshoop nog aan het uitvinden is hoe de ‘nieuwe manier van werken’ eruit moet gaan zien. “Daar zijn wij nog een beetje zoekende in, omdat het voor ons weer nieuw terrein is. Een onderhoudstermijn van 30 jaar is heel wat anders dan een onderhoudstermijn van een half jaar of een jaar.”
De praktische invulling van de werkwijzen wordt nog bepaald. “Wat zijn je werkdocumenten? Hoe ga je om met informatie? Welke systemen heb je daarvoor nodig?”, noemt Michiel als enkele vragen die nog verdere invulling gaan krijgen.
Woningcorporaties; creëer draagvlak voor nieuwe rollen
Nadat het RGS-contract is uitgewerkt, betekent dit niet dat de samenwerking geen verdere monitoring meer nodig heeft. Tijdens de uitvoering zullen er immers verschillende risico’s opduiken die de samenwerking kunnen verstoren. Zo zullen veel corporatiemedewerkers die voor het eerst met RGS werken, moeten wennen aan hun nieuwe rol. In deze nieuwe rol nemen ze zelf niet meer het voortouw in het bedenken en voorschrijven van technische oplossingen. In plaats daarvan moeten ze een meer luisterende en regisserende functie innemen.
Dat kan een lastige omschakeling zijn voor werknemers die jarenlang met succes het onderhoud inregelde op de traditionele manier. De switch naar een nieuwe samenwerkingsmethode voelt dan misschien als onnodig en overbodig. Het is dan ook belangrijk om werknemers mee te nemen in wat deze nieuwe methode hen op gaat leveren om zo voldoende draagvlak te creëren.
Vakmensen betrokken bij maken van contracten
Tijdens het uitvoeren van micro learning community bleek dat het maken van een goed langetermijncontract valt of staat bij de mensen die aan tafel zitten. Michiel pleit ervoor om mensen met vakkennis hier actief bij te betrekken. “Als je aan tafel zit met mensen die snappen waar het om gaat, krijg je veel meer begrip voor de situatie en kun je ook tot een pragmatische oplossing komen. Met mensen die er verder van afstaan is dat gesprek veel ingewikkelder.”
Vervolgstappen voor vergemakkelijking RGS-implementatie
Deze micro learning community gaf De Groot Vroomshoop de kans om dit traject op een gestructureerde manier aan te gaan. “Deze werkwijze was goed. Er was een facilitator die het voortouw in het gesprek nam en de bemiddelaar was indien we een discussie hadden. Als buitenstaander kijkt hij weer anders naar de situatie”, vertelt Michiel.
Nu de basis voor het nieuwe contract klaarligt, gaat De Groot Vroomshoop dit verder in de praktijk brengen. Michiel legt uit hoe ze dat gaan doen: “We zijn er nog niet. We hebben nu een contract waarvan wij als De Groot Vroomshoop zeggen: daar durven wij wel een contract mee aan te gaan. Nu is het wel zaak dat we alle partners meekrijgen.”
De Groot Vroomshoop heeft al plannen om het contract te toetsen met alle partners. “We hebben nu inzichtelijk gemaakt waar en op welk gebied onderhoud moet komen en nadat we het contract hebben toegelicht, gaan we iedereen vragen om dat onderhoud aan te bieden.”
DIT PROJECT WORDT MEDE MOGELIJK GEMAAKT DOOR DE PROVINCIE OVERIJSSEL.
Deze micro learning community is uitgevoerd vanuit het project Innovatief Samenwerken aan Circulair en Verduurzaming Overijssel.
Binnen het programma Toekomstbestendige Leefomgeving – Ecosystemen faciliteert Pioneering micro learning communities op verschillende thema’s, waaronder RGS en BIM. Heb je interesse om aan te sluiten bij een learning community? Lees meer informatie over het programma of neem contact op met programmamanager Niki van Urk via n.vanurk@pioneering.nl.