Hoe organiseer je integraal werken als de opgaven steeds complexer worden, de ruimte beperkt is en capaciteit onder druk staat? Die vraag stond centraal tijdens de tiende Masterclass Toekomstbestendig Organiseren op 18 september, georganiseerd door de Universiteit Twente en Stichting Pioneering. 

De druk op de fysieke leefomgeving neemt toe. Klimaatadaptatie, energietransitie, woningbouw, vervanging van infrastructuur en werkzaamheden aan kabels en leidingen komen steeds vaker samen. Tegelijkertijd moeten organisaties verduurzamen en is de beschikbare capaciteit beperkt. Dat vraagt om meer dan alleen goed samenwerken binnen afzonderlijke projecten. 

Leren vanuit de praktijk 

Tijdens de masterclass presenteerde Joost  de Kater, student van de opleiding Civiele Techniek (UT) de resultaten van drie afstudeeronderzoeken naar integraal en multidisciplinair werken. In totaal zijn circa tien praktijkcases onderzocht en 76 interviews gehouden bij onder andere gemeenten en nutsbedrijven. 

Ondanks verschillen tussen organisaties en opgaven kwamen vier onderwerpen steeds terug: 

• de juiste partijen worden niet altijd op het goede moment betrokken; 

• planningen en investeringen zijn onvoldoende op elkaar afgestemd; 

• rollen en verantwoordelijkheden zijn niet altijd duidelijk; 

• van afgeronde opgaven wordt nog te weinig structureel geleerd. 

De rode draad: integraal werken vraagt om een beweging van individueel naar gezamenlijk en van impliciet naar expliciet. Samenwerking moet niet afhankelijk zijn van toevallige contacten of individuele medewerkers, maar een structureel onderdeel worden van de manier waarop organisaties programmeren, opdrachten verstrekken en kennis delen. 

Integraliteit begint vóór het project 

In de discussie met de aanwezigen werd duidelijk dat integraal werken vaak te laat begint. 

Wanneer een projectleider eenmaal de opdracht krijgt om binnen een vastgesteld budget en een bepaalde termijn bijvoorbeeld een warmtenet, riool of weg te realiseren, is veel van de speelruimte al verdwenen. De vraag is dan niet alleen hoe een projectleider integraal kan werken, maar vooral hoe de opdracht aan de voorkant wordt geformuleerd zodat integraal organiseren mogelijk wordt.  

Daarmee verschuift de aandacht van projectniveau naar programmering en opdrachtgeverschap en daarmee samenhangend meer aandacht voor de tactische middenlaag van organisaties. Immers, daar worden ambities vertaald naar projecteisen. Welke opgaven komen er de komende jaren aan? Welke werkzaamheden kunnen worden gekoppeld? En hoeveel ruimte krijgt een projectleider om daar daadwerkelijk iets mee te doen? 

Ook gezamenlijk vooruitkijken kwam nadrukkelijk aan bod. Op langere termijn hoeft een opgave nog niet volledig concreet te zijn. Soms is vroegtijdig weten dát er ergens iets aankomt al voldoende om andere organisaties in beweging te krijgen en koppelkansen te herkennen. 

Als niet alles kan, wat krijgt dan voorrang? 

Na de pauze presenteerde Iris Lok, ook studente Civiele Techniek (UT) haar nieuwe afstudeeronderzoek naar projectprioritering bij woningcorporaties. 

Ook daar speelt hetzelfde vraagstuk: ambities zijn er genoeg, maar tijd, mensen, middelen en technische mogelijkheden zijn beperkt. Niet alles kan tegelijkertijd. De vraag is dan welke projecten voorrang krijgen, welke moeten worden aangepast en welke voorlopig moeten wachten. 

Iris ontwikkelt een prioriteringskader waarmee inzichtelijk wordt welke keuzes worden gemaakt, op basis van welke criteria en waarom. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar projecten die doorgaan, maar ook naar ambities en projecten die onderweg afvallen en wat daar vervolgens mee gedaan moet worden. 

Dat maakte in de discussie direct de verbinding met de fysieke leefomgeving. Ook gemeenten, waterschappen en nutsbedrijven hebben te maken met veel ambities en beperkte middelen. Een transparanter prioriteringsproces kan helpen om de verbinding te leggen tussen strategie, portfolio, opgave en uitvoering. 

Van ambitie naar uitvoering 

Gedurende de ochtend ontstond daarmee steeds duidelijker één lijn: 

ambities → programmeren → prioriteren → opdrachtgeven → uitvoeren → evalueren en leren 

Juist in die samenhang ligt de uitdaging. Een integrale aanpak ontstaat niet vanzelf binnen een project. Daarvoor moeten keuzes eerder in het proces worden gemaakt en moeten beleid, programmering, opdrachtgeverschap en uitvoering beter op elkaar aansluiten. 

De masterclasses maken onderdeel uit van een bredere ontwikkeling rond Toekomstbestendig Organiseren. De ambitie is om vanaf januari te starten met een 3-jaren programma waarin gemeenten, kennisinstellingen en andere partijen gezamenlijk aan concrete praktijkopgaven werken. 

De aanpak is nadrukkelijk learning by doing: kennis ontwikkelen, toepassen in de praktijk, evalueren en op basis daarvan verbeteren. 

Zo groeit stap voor stap een gezamenlijke aanpak voor integraal werken in de fysieke Leefomgeving, ontwikkeld vanuit de praktijk, gevoed door onderzoek en steeds opnieuw getoetst in echte opgaven.