Van ad hoc naar structureel samenwerken

De opgaven in de leefomgeving worden complexer en urgenter. Klimaatadaptatie, de energietransitie, vervangingsopgave, beperkte fysieke ruimte en maatschappelijke druk komen steeds vaker samen in dezelfde straten, wijken en ondergrond. Daar komt bij dat de sector werkt onder druk van onder andere arbeidsmarktkrapte en beperkte uitvoeringscapaciteit.

Dat vraagt om meer dan goed projectmanagement. Het vraagt om een andere manier van organiseren.

Toch werken we in de praktijk nog vaak vanuit het principe: ieder project is uniek. Dat leidt tot inefficiënties, vertraging, onduidelijkheid richting marktpartijen en onnodige maatschappelijke overlast. Binnen de Masterclassreeks Integraal Organiseren verkennen opdrachtgevers en nutsbedrijven daarom samen hoe zij de stap kunnen maken van ad hoc naar structureel, van versnippering naar samenhang en van uniek naar uniform.

De masterclass is ontwikkeld door Universiteit Twente en Pioneering, binnen het programma Infra Futurelabs, en richt zich op organisaties die zich willen voorbereiden op de opgaven van morgen.

Onderzoek midden in de praktijk

Een belangrijk onderdeel van de masterclass is de koppeling tussen praktijk, onderzoek en onderwijs. Drie studenten van de Universiteit Twente onderzoeken hoe integrale samenwerking in de ondergrond er in de praktijk uitziet en waar deze samenwerking beter kan.

Binnen de masterclass verdiepen Wisse Folkertsma, Hester Kok en Joost de Kater zich in actuele vraagstukken rondom samenwerking tussen gemeenten en nutsbedrijven. Hun onderzoeken worden uitgevoerd in nauwe verbinding met onder andere Vitens, gemeente Hengelo en gemeente Berkelland

Drie onderzoeken, één gedeelde opgave

De studenten kijken ieder vanuit een eigen invalshoek naar dezelfde centrale uitdaging: hoe organiseer je samenwerking tussen gemeenten en nutsbedrijven zodat projecten vanaf het begin beter op elkaar worden afgestemd?

Wisse Folkertsma onderzoekt vanuit Vitens hoe knelpunten in de huidige manier van werken binnen combiprojecten kunnen worden opgelost, onder andere in relatie tot het proces van stichting GROND’G.

Hester Kok richt zich vanuit gemeente Hengelo op de vraag hoe een integrale aanpak eruit kan zien die de samenwerking tussen partijen in combiprojecten verbetert.

Joost de Kater onderzoekt vanuit gemeente Berkelland hoe werkprocessen binnen een organisatie inzichtelijk kunnen worden gemaakt en hoe deze met behulp van Systems Engineering opnieuw ingericht kunnen worden.

Eerste bevindingen uit de praktijk

Tijdens de masterclass van vrijdag 17 april deelden de studenten hun eerste bevindingen. Daaruit komt een aantal terugkerende aandachtspunten naar voren.

Partijen komen laat aan tafel

In verschillende projecten komt samenwerking pas laat op gang. Soms ligt een plan al grotendeels vast voordat nutsbedrijven of andere betrokken partijen daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen.

Werkprocessen zijn niet altijd duidelijk

Werkprocessen zijn niet overal voldoende vastgelegd of worden in de praktijk niet consequent gebruikt. Daardoor wordt bij projecten opnieuw gezocht naar stappen, rollen en afspraken.

Verantwoordelijkheden blijven soms onduidelijk

Ook verantwoordelijkheden zijn niet altijd scherp belegd. Dat roept vragen op over wie het proces bewaakt, wie afspraken opvolgt en wie ingrijpt wanneer het proces vastloopt.

De samenstelling aan tafel wisselt per fase

Bij integrale projecten is het belangrijk dat de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn. In de praktijk is dat nog niet altijd vanzelfsprekend. Te weinig afstemming kan vertraging veroorzaken, terwijl te veel of verkeerd ingerichte overleggen het proces minder efficiënt maken.

Bekijk hier de presentatie.

De noodzaak voor een uniforme aanpak

De eerste bevindingen laten zien dat integrale samenwerking niet alleen vraagt om goede intenties of extra overleg. Er is behoefte aan een gezamenlijke basis waarin processen, rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn beschreven.

Een uniforme en integrale aanpak helpt om samenwerking eerder en gerichter te organiseren. Niet als blauwdruk die ieder project hetzelfde maakt, maar als houvast om per project sneller duidelijkheid te creëren: wie moet wanneer betrokken worden, welke stappen zijn nodig en hoe worden afspraken geborgd?

Juist die vertaling van beleid naar praktijk staat centraal binnen het programma Infra Futurelabs. Door onderzoek, praktijkervaring en onderwijs te verbinden, werken opdrachtgevers, nutsbedrijven, marktpartijen en kennisinstellingen samen met Pioneering aan kennis die direct aansluit op de dagelijkse praktijk.

Volg de onderzoeken en doe mee

De komende periode werken de studenten hun onderzoeken verder uit. De eindresultaten worden benut binnen de masterclass en dragen bij aan de bredere ontwikkeling van een integrale aanpak voor samenwerking in de ondergrond.

Wil je de onderzoeken volgen, deelnemen aan een volgende masterclass of breder aansluiten bij Infra Futurelabs? Houd de kanalen van Pioneering in de gaten en sluit aan bij de beweging naar slimmer, eerder en integraler samenwerken.