Op vrijdag 7 februari vond de derde masterclass Intergrale Aanpak plaats. Tijdens deze sessie nam Robin de Graaf van de Universiteit Twente ons mee in hoe je van ambities en beleid naar concrete projecteisen gaat.
Hoe beheers en integreer je een Wicked Problem?
Projecten worden steeds complexer door huidige behoefte naar maatschappelijke transities – zoals klimaatbestendigheid, duurzaamheid, energietransitie en circulariteit. Door middel van een integrale aanpak waarin het verbinden van disciplines, stakeholders en processen centraal staat kan er invulling gegeven worden aan die behoefte.
In masterclass 2 zijn de principes van horizontale en verticale integratie aan de hand van de 2×2-matrix behandeld. Maar hoe pas je dit toe? Om antwoord te krijgen op die vraag, wees Robin de Graaf ons op de volgende wijsheid:
“We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them” – Einstein
Leren van andere sectoren
Door over de schutting te kijken bij andere sectoren en te bestuderen hoe zij hun problemen aanpakken, kunnen we veel leren. Een voorbeeld hiervan is de Hi-Tech industrie, waar men al jaren gebruik maakt van Systems Engineering, een interdisciplinaire aanpak en methode om de realisatie van succesvolle systemen mogelijk te maken.
De integratietools die andere sectoren gebruiken, kunnen ook in de bouw en infra worden toegepast. Tijdens de masterclass zijn drie mogelijke tools besproken die voornamelijk betrekking hebben op de eerste stappen van een opgave, programma of project. Het is belangrijk op vanaf het begin al mee te nemen in het proces, intensieve doelmatige sturing vooraf voorkomt meerwerk en verlaagt faalkosten verderop in het proces, ook wel front loading genoemd
- Ontwikkel een Operationeel Concept
Een Operationeel Concept is een document dat de kenmerken van een voorgesteld systeem beschrijft en wordt gebruikt als totaaloverzicht en voor het maken van strategische keuzes. De nadruk ligt hierbij op het visualiseren van de input die nodig is en de te ondernemen activiteiten om de gewenste output te krijgen. Door vooraan het project deze uitgangspunten inzichtelijk te maken voorkom je onnodige trial-and-error gedurende het proces.
- Versterk eisenmanagement en verificatie
Om van ambities naar concrete projecteisen te gaan is er versterking van eisenmanagement nodig. Centraal hierin staat de continue ontwikkeling en actualiseren van het Programma van Eisen (PvE). Het PvE dient niet enkel aan het begin van een project te worden opgesteld, maar ook gedurende het proces herijkt te worden en gebruikt te worden ter controle (verificatie) van de gestelde doelen. Consequent eisenmanagement geeft richting en voorkomt doelerosie.
- Integratiemanagement
Naast gedegen eisenmanagement is ook de samenhang en samenwerking tussen verschillende disciplines van groot belang binnen complexe projecten. Inzicht in interne en externe raakvlakken moet vroegtijdig meegenomen worden en daarom eveneens worden opgenomen als harde eisen in een PvE. Om dit alles te overzien voorziet Robin een nieuw functieprofiel binnen een projectteam: de integratiemanager.
Maar wat levert het op?
Het toepassen van bovenstaande tools vraagt om aanpassingen in de bestaande processen, organisatie en bedrijfscultuur maar zorgt voor een betere beheersing van het proces resulterend in een effectievere aanpak en winst in tijd en kosten. Door op deze manier te ‘frontloaden’ in de levenscyclus, kom je uit op gemiddeld 20% lagere kosten en verloopt het proces 10-15% sneller.
Reacties uit de zaal
De aanwezigen beschouwen de tools als waardevolle instrumenten om hun interne processen verder te stroomlijnen en een integrale aanpak te bevorderen. Een grote stap vooruit kan bereikt worden als de werkzaamheden die voortvloeien uit de energietransitie kunnen worden opgenomen in een integrale aanpak. Maar dit is een complexe opgave, omdat het buiten de invloedsfeer van de opdrachtgevers valt. Dit biedt een interessante casus die we mee zullen nemen voor het vervolg van de masterclasses!
Bekijk hier de presentatie.
